ExcelTracker
Excel unternehmensweit im Griff!
MaRisk / SOX-konforme Risikoerhebung und Dokumentation und Analyse von “End-User-Developed-Software”
Die Demoversion erhalten Sie hier.
Einsatzgebiet
ExcelTracker löst mehrere Problemstellungen im Umgang mit Excel.
Sie kennen das Problem: Sie “dumpen” alle Excel-Dateien auf Ihren Laufwerken und werden von der Gesamtanzahl schier erschlagen. Wie soll das alles dokumentiert werden? Und vor allem: Welche Dateien haben überhaupt eine Risikorelevanz, wie soll diese ermittelt werden und wer soll das alles machen? Und zu guter letzt: Wie soll in Zukunft gewährleistet werden, dass nach der einmaligen Aufarbeitung auch weiterhin dokumentiert wird?
Der ExcelTracker unterstützt Sie bei diesen Fragestellungen mit einer wirkungsvollen Vorgehensweise:
Dokumentation risikorelevanter Excel-Dateien direkt durch den Fachbereich innerhalb von Excel, ohne aufwendige Zusatzdokumentationen Unterstützung im Freigabeprozess Erhebung aller Excel- und Access-Dateien im Unternehmen Analyse dieser Dateien nach Risiken in der Absicherung, der Komplexität und nach eventuellen Fehlern Auswertung und Reporting über alle Dateien für Organisation, Administration, Fachabteilungen und Revision Check-In von Dateien zur Historisierung Absicherung freigaberelevanter Dateien mit Excel-Protect Automatische Speicherung von Blattschutz- und Arbeitsmappen-Passwörtern Workflowgestützter Prozess zur Nachdokumentation “risikorelevanter” Dateien.
Dokumentation Risikorelevanter Dateien
Wer kennt sich am besten mit einer Excel-Datei aus? Natürlich der Entwickler oder der Anwender selbst! Der ExcelTracker wird beim Speichern einer Excel-Datei aktiv. Basierend auf frei einstellbaren Parametern fragt er die Risikorelevanz einer Excel-Datei mit frei konfigurierbaren Fragen und Risikoscorings ab. Sollte ein gewisser Schwellenwert überschritten werden, so sind vom Anwender Informationen zur Datei wie z.B. verantwortlicher Bereich/Abteilung/Filiale, Beabsichtigter Benutzerkreis, Kurzbeschreibung der Anwendung etc. zu erfassen. Außerdem werden diese Werte bei Bedarf periodisch erneut abgefragt. Dadurch entsteht kein gigantischer Einmalaufwand, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der den Anwender in seiner Arbeite nur geringfügig belastet. Dateien ohne Risiko hat man mit einem Click ausgemustert, bei höherem Risiko werden die notwendigen Informationen, die der Anwender sonst umständlich in einem gesonderten Dokument erfassen müsste, direkt in einer Datenbank gespeichert.
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Diese Prozesse unterstützen die aufsichtskonforme Dokumentation von IDV-Dateien z.B. nach MaRisk, SOX, OPDV etc.
Ein paar Beispiele, nach denen der ExcelTracker aktiv werden kann (frei konfigurierbar):
Die Datei wird zum Xten mal gespeichert Der Datei wurden neue Makros hinzugefügt Der Datei wurden neue Verknüpfungen hinzugefügt Die Dateigröße der letzten Speicherung hat sich maßgeblich verändert (z.B. 20%) Die Mindestformelanzahl wurde überschritten Bestimmte Formeln wurden benutzt (z.B. finanzmathematische Formeln etc.)
Der Excel-Sheet-Checker prüft nach Bewertung der Datei durch den Anwender zum Vergleich auch die technische Komplexität - dadurch werden technische und fachliche Sicht endlich vereint!
Unterstützung im Freigabeprozess
Sieht der Entwickler / Anwender eine Programmfreigabe vor, so kann diese direkt aus Excel heraus gestartet werden. Der Prozess läuft voll elektronisch und meldet dem Anwender, wann das Programm freigegeben wurde.
Erhebung aller Excel- und Access-Dateien im Unternehmen
Die IDV-Suite scannt alle Netzlaufwerke und kann sogar lokal gespeichert Excel-Dateien erkennen, da der ExcelTracker direkt in Excel aktiv ist. Der Tracker ermittelt während des Scans automatisch Risikoparameter wie letzer User, Formelanzahl, Makroanzahl, Dateigrößen, Verknüpfungen zu anderen Dateien etc. All diese Daten können dann aus der zentralen Datenbank ausgelesen und analysiert werden.
Der ExcelTracker speichert bei Bedarf auch alle Passwörter einer Excel-Datei zentral ab, damit im Worst-Case, z.B. dem unerwarteten Ausscheiden eines Mitarbeiters, die Daten nicht verloren sind.
Analyse dieser Dateien nach Risiken in der Absicherung, der Komplexität und nach eventuellen Fehlern
Der ExcelTracker nutzt den Excel-Sheet-Checker zur Analyse der Dateien. Damit stehen Ihnen Analysetools zur Verfügung, die seit Jahren in ganz Europa von Unternehmen zur Risikoanalyse von Excel- und Access-Dateien genutzt werden. Alle Daten können historisiert gespeichert werden, sodass auch Veränderungen erkennbar werden.
Zusätzlich können Risikoklassen parametrisiert werden. Ein Algorithmus errechnet den für Ihr Unternehmen relevanten Risikowert und erlaubt vergleiche zwischen den User-Einschätzungen und den Ergebnissen der Formeln.
Auswertung und Reporting über alle Dateien für Organisation, Administration, Abteilungen und Revision
Natürlich bietet der ExcelTracker ein umfangreiches Reporting nach Risikoklassen, Usern, Abteilungen, Historien, Speicherdatum, Nutzungsgebieten, freigegebenen und nicht freigegebenen Dateien, Verbreitung von Dateien im Unternehmen (von wo wurde eine Datei kopiert und wie oft wurde sie bereits kopiert?), Stichprobenziehung für Prüfungen, nach Risikoparametern wie z.B. “mit mehr als X Makros”, “mit mindestens Y Formeln” usw.
Lizenzmodell
Der ExcelTracker ist ein Modul der IDV-Suite und wird über die Suite lizensiert. Nähere Infos auf der Produktseite der IDV-Suite.
Unterstützte Datenbanken
Microsoft SQL-Server, iAnywhere / SQL-Anywhere / MySQL - Oracle auf Anfrage.
Rechtshinweis
Microsoft®, Windows®, Windows 2000®, Windows XP®, Windows Vista®,
SQL-Server, Access, Excel sind eingetragene Marken bzw. Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA bzw. der Microsoft Deutschland GmbH. iAnywhere ist eine eingetragene Marke bzw. Warenzeichen der Sybase, Inc, MySQL ist eine eingetragene Marke bzw. Warenzeichen der Sun Microsystems GmbH.
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